KI auf internen Dokumenten nutzen, ohne dass Daten das Haus verlassen

Angebote, Prüfberichte, Preislisten, Verträge: In den meisten Unternehmen steckt das Wissen in Dokumenten. Ein KI-Assistent, der Fragen dazu beantwortet, liegt nahe. Viele Unternehmen zögern trotzdem, weil sie ihre Unterlagen keinem Cloud-Dienst übergeben wollen.

Kurz gesagt: Es geht, wenn drei Bedingungen erfüllt sind. Suche, Sprachmodell und Datenbank laufen auf einem Server im eigenen Haus. Die Berechtigungen greifen schon bei der Suche. Und jede Antwort nennt ihre Quelle.

Dieser Beitrag erklärt die drei Bedingungen, zeigt vier Einsatzbereiche und nennt die Fragen, die Sie einem Anbieter stellen sollten.

Warum Cloud-Assistenten für viele Unterlagen nicht in Frage kommen

Ein KI-Assistent auf Dokumenten arbeitet in zwei Schritten. Zuerst sucht er die Textstellen, die zur Frage passen. Dann formuliert ein Sprachmodell daraus die Antwort. Entscheidend ist, wo das Sprachmodell läuft:

Bei Kalkulationen, Konstruktionsunterlagen oder Personalrichtlinien ist die mittlere Spalte für viele Geschäftsführungen, Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte ein Ausschlussgrund.

Drei Bedingungen, damit Daten wirklich im Haus bleiben

1. Kein externer Aufruf für eine Antwort. Suche, Sprachmodell und Datenbank laufen auf dem eigenen Server. Für Fragen und Antworten braucht das Gerät kein Internet. Eine Verbindung nach außen ist nur nötig, wenn eine Aktualisierung eingespielt wird.
2. Berechtigungen wirken in den Daten. Es genügt nicht, Menüpunkte auszublenden. Ist eine Richtlinie nur für die Vertriebsleitung bestimmt, darf der Assistent sie für andere gar nicht erst finden. Die Rechte greifen also schon bei der Suche, nicht erst in der Oberfläche.
3. Nachvollziehbarkeit. Jede Antwort nennt Datei und Seitenzahl und ist damit in Sekunden prüfbar. Jede Abfrage wird protokolliert: wer hat wann was gefragt. Das ist der Nachweis, den Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat brauchen.

So erfüllt WissIQ die drei Bedingungen

WissIQ ist unser KI-Assistent für Unternehmensdokumente.

• Im Haus: Alle Bestandteile laufen als Container auf einem Server bei Ihnen: Sprachmodell, Suche, Datenbank, Oberfläche.
• Rechte in den Daten: Jede Person sieht nur, was für sie freigegeben ist.
• Mit Quelle: Jede Antwort nennt Datei und Seitenzahl. Steht etwas nicht in Ihren Unterlagen, sagt WissIQ das, statt zu raten.

WissIQ liest PDF, Word und Excel, auch eingescannte Unterlagen mit Texterkennung. Sie legen Ordner ab, der Rest läuft automatisch. Das Sprachmodell ist offen verfügbar und austauschbar.

Vier Bereiche, ein Assistent

Derselbe Assistent dient mehreren Bereichen. Was jeder sieht, regeln die Berechtigungen.

Vertrieb: Angebote vorbereiten

„Was haben wir diesem Kunden zuletzt angeboten, und was gilt heute?“

• Heute: Preisliste, Rahmenvertrag, Vorjahresangebot und Mailverlauf werden einzeln durchsucht.
• Mit WissIQ: Der Assistent trägt Positionen, Preise und Konditionen zusammen, belegt jede Angabe mit der Quelle und liefert den Entwurf als Word-Datei. Ein Mensch prüft und verschickt.

Anwendungstechnik und Service: Erfahrung abrufbar machen

„Was haben wir für diesen Einsatzfall zuletzt empfohlen, und warum?“

• Heute: Die Antwort kennt ein erfahrener Kollege, oder sie liegt in seinem Postfach.
• Mit WissIQ: Die Antwort kommt aus Datenblättern, Prüfberichten und gelösten Fällen, mit Fundstelle.

Einkauf und Qualitätssicherung: Fassungen und Fristen

„Welche Revision der Spezifikation gilt, und bis wann müssen wir reklamieren?“

• Heute: Verträge, Qualitätssicherungsvereinbarungen, Auditberichte und Lieferantenschreiben werden nebeneinandergelegt.
• Mit WissIQ: Die Antwort stammt aus der gültigen Fassung, ersetzte Fassungen sind gekennzeichnet. Widersprüche zwischen Dokumenten lassen sich gezielt suchen.

Einarbeitung: Wissen bleibt im Haus

„Wie läuft bei uns die Freigabe einer Bestellung?“

• Heute: Jede Frage kostet die Zeit eines erfahrenen Kollegen.
• Mit WissIQ: Die Antwort verweist auf die gültige Anweisung. Das Wissen bleibt im Haus, auch wenn die Person es verlässt.

Wer was sieht

Ein Beispiel, wie die Rechte eingerichtet sein können („Einkauf“ steht hier für Einkauf und Qualitätssicherung, „Neue“ für neue Mitarbeitende). Was nicht freigegeben ist, findet der Assistent für diese Rolle gar nicht erst.

Wie viel Zeit das im Einzelnen spart, hängt an Ihrem Bestand und Ihren Abläufen. Das zeigt sich im Pilotprojekt an Ihren eigenen Fragen.

Angebunden an Outlook, ERP und Ihre eigenen Systeme

Wissen steckt nicht nur in Dokumenten. Deshalb lässt sich WissIQ an die Systeme anschließen, mit denen Ihre Leute ohnehin arbeiten:

• ERP, zum Beispiel SAP S/4HANA: Der Assistent fragt die freigegebenen Schnittstellen Ihres SAP-Systems direkt ab, etwa Material und Geschäftspartner. Anhänge wie Datenblätter werden durchsucht und mit Seitenzahl zitiert. Fragen zu Dokumenten und SAP-Daten beantwortet er in einer Suche.
• Outlook, Postfach und Kalender: E-Mails durchsuchen, Termine lesen. Vorbereitet für Microsoft 365. Jede Antwort nennt die Nachricht, aus der sie stammt.
• Ihre eigenen Systeme: Warenwirtschaft, Lagerbestand, Preistabellen werden zu Fähigkeiten des Assistenten, eingerichtet in der Oberfläche, nicht programmiert. Umgekehrt können Ihre bestehenden Anwendungen WissIQ abfragen, mit den Rechten des Fragenden.

Jede Anbindung lässt sich je Mandant an- und abschalten. Abgeschaltet heißt nicht ausgeblendet: Die zugehörigen Fähigkeiten sind dann von keiner Stelle aus erreichbar.

Prüffragen an einen Anbieter

Ob WissIQ oder ein anderes System: Wenn Sie Angebote vergleichen, helfen diese Fragen.

Welche Hardware das braucht

Die Größe hängt an der Zahl der Nutzer, der Dokumentenmenge und der gewünschten Modellgröße. Ein Beispiel aus einem laufenden Angebot, für rund 100 Nutzerinnen und Nutzer, davon 15 bis 20 gleichzeitige Anfragen, und 15.000 deutsche PDF-Dokumente:

WissIQ kann auch als virtuelle Maschine in Ihrer bestehenden Umgebung laufen. Die Grafikkarte wird dann per Passthrough oder vGPU in die virtuelle Maschine gegeben, der Aufwand dafür hängt an Ihrem Hypervisor. Dokumente, Index und Protokoll liegen in offenen Systemen, die Sie mit Ihren vorhandenen Werkzeugen sichern.

Was es kostet

Der nächste Schritt

Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Unterlagen und Ihre IT-Umgebung an und zeigen Ihnen WissIQ live. Das Gespräch ist kostenlos. Termin vereinbaren